Rechnungen im Verein — was erlaubt ist und was nicht

Der Mitgliedsbeitrag ist keine Gegenleistung für etwas, sondern folgt aus der Satzung. Dafür schreiben Sie keine Rechnung, sondern allenfalls eine Beitragsrechnung ohne Umsatzsteuer — üblich ist eine schlichte Zahlungsaufforderung.

Die Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Dafür gibt es keine Rechnung, sondern eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster, wenn der Verein als gemeinnützig anerkannt ist.

Eine Rechnung stellen Sie, wenn der Verein etwas leistet: Kursgebühren, Standmiete beim Vereinsfest, Werbung auf der Bandenwerbung, Verkauf aus dem Vereinsheim. Hier gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jedem Unternehmen.

Ein gemeinnütziger Verein ist nicht automatisch von der Umsatzsteuer befreit. Entscheidend ist, in welchem Bereich die Einnahme entsteht: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Viele Vereine bleiben unter der Kleinunternehmergrenze und weisen deshalb keine Umsatzsteuer aus — dann gehört der Hinweis auf § 19 UStG auf jede Rechnung. Wird die Grenze überschritten, fallen je nach Bereich 7 % oder 19 % an, und das kann auf derselben Rechnung unterschiedlich sein.

Das ist der Punkt, an dem sich der Gang zum Steuerberater lohnt — einmal, bei der Einrichtung. Danach ist es Routine.

Meistens sind es zwei Dinge: eine fortlaufende Nummerierung, die auch nach einem Wechsel im Amt noch stimmt, und eine Ablage, in der die Belege in fünf Jahren noch auffindbar sind.

Genau daran scheitern Vereine am häufigsten — nicht an der Umsatzsteuer, sondern daran, dass der Vorgänger die Vorlage auf seinem privaten Rechner hatte. Ein Programm mit eigenen Zugängen löst das nebenbei: Der Nachfolger bekommt einen Zugang, die Belege bleiben, wo sie sind.

Dasselbe Problem in Grün: Wenn die Vereinsadresse das private Postfach des Schriftführers ist, geht sie mit ihm. Mit einer eigenen Domain legen Sie Adressen für Ämter an — vorstand@, kasse@, info@ — und übergeben sie beim Wechsel.

Für die Website gilt bei Vereinen dasselbe wie bei Betrieben: Impressum ist Pflicht, und eine Seite ohne fremde Einbettungen braucht kein Cookie-Banner.

myLevius für Rechnungen und Angebote, dazu Domain, Postfächer und eine Website — eingerichtet, nicht als Baukasten zum Selbermachen. Bezahlt für die ersten zwölf Monate, keine feste Monatsgebühr.

Wichtig für Vereine: Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein eingetragener Verein erfüllt das in aller Regel, ein loser Zusammenschluss von Nachbarn nicht — im Zweifel fragen Sie uns vorher.