Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG abrechnet, braucht weniger, als die meisten Programme anbieten — aber ein paar Dinge braucht er sicher. Diese Seite sagt, welche.
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Was auf jede Rechnung gehört
Die Pflichtangaben stehen in § 14 UStG, und sie gelten auch für Kleinunternehmer. Fehlt eine davon, kann Ihr Kunde die Rechnung zurückweisen — und bei einer Betriebsprüfung wird es unangenehm.
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
- Name und Anschrift des Empfängers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht
- Das Entgelt — und bei Kleinunternehmern der Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Der letzte Punkt wird am häufigsten falsch gemacht. Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" genügt. Wer stattdessen 0 % ausweist, behauptet etwas anderes — nämlich eine steuerfreie Leistung.
Die fortlaufende Nummer ist der häufigste Stolperstein
Fortlaufend heißt nicht lückenlos ab 1. Sie dürfen bei 2026-001 anfangen, Sie dürfen je Jahr neu beginnen, Sie dürfen Kreise für verschiedene Bereiche führen. Was Sie nicht dürfen: dieselbe Nummer zweimal vergeben oder eine Rechnung löschen, die schon draußen war.
Genau daran scheitert die Tabellenkalkulation: Eine Zeile ist schnell überschrieben, und niemand sieht es später. Ein Programm, das die Nummer selbst vergibt und eine gestellte Rechnung nicht mehr ändern lässt, nimmt Ihnen diesen Fehler ab.
E-Rechnung: was Kleinunternehmer seit 2025 wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn ein anderes Unternehmen sie schickt. Das gilt auch für Kleinunternehmer und lässt sich nicht abbedingen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür technisch — die Rechnung kommt als XML-Datei oder als PDF mit eingebettetem XML.
Selbst E-Rechnungen ausstellen müssen Kleinunternehmer nach derzeitigem Stand nicht; für alle anderen greift die Pflicht stufenweise ab 2027. Wer sie trotzdem ausstellt, hat es einfacher, sobald ein Geschäftskunde darauf besteht — größere Firmen und öffentliche Auftraggeber tun das längst.
Das ist der Stand dieser Seite und keine Steuerberatung. Bei Zweifeln fragen Sie Ihren Steuerberater — die Fristen sind in den letzten Jahren mehrfach verschoben worden.
Aufbewahren: acht Jahre, unveränderbar
Rechnungen müssen aufbewahrt werden, und zwar so, dass sie sich nachträglich nicht unbemerkt ändern lassen. Die Frist für Buchungsbelege wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Ein Ordner voller PDF-Dateien auf dem Schreibtischrechner erfüllt das nicht zuverlässig: Dateien lassen sich überschreiben, Festplatten gehen kaputt, und niemand kann später zeigen, dass nichts geändert wurde. Programme mit GoBD-konformem Archiv protokollieren jede Änderung — das ist der eigentliche Unterschied zur Tabelle.
Wann Excel genügt — und wann nicht
Bei fünf Rechnungen im Jahr an Privatkunden, ohne Geschäftskunden und ohne Aussicht auf mehr, ist eine Vorlage in der Tabellenkalkulation vertretbar. Sie müssen dann nur selbst auf Nummernkreis und Aufbewahrung achten.
Ab etwa zwei Rechnungen im Monat, spätestens bei Geschäftskunden, kippt die Rechnung: Die Zeit für Vorlage, Nummernpflege und Ablage kostet mehr als ein Programm, und der erste zurückgewiesene Beleg kostet Nerven.
Was das kostet
Die gängigen Programme liegen zwischen 5 und 20 € im Monat, meist im Abonnement mit Jahresbindung. Für jemanden, der gerade anfängt, sind das 60 bis 240 € im ersten Jahr — bevor der erste Kunde bezahlt hat.
Unser Gründerpaket geht einen anderen Weg: einmalig bezahlen, zwölf Monate nutzen, keine feste Monatsgebühr. Enthalten sind myLevius für Rechnungen und Angebote sowie Domain, E-Mail-Postfach und eine Website. Ob das für Sie passt, sehen Sie an der Paketseite — wenn nicht, hat diese Seite hoffentlich trotzdem geholfen.
Häufige Fragen
Braucht ein Kleinunternehmer überhaupt ein Rechnungsprogramm?
Pflicht ist keines. Pflicht sind die Angaben nach § 14 UStG, eine fortlaufende Nummer und die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Ein Programm nimmt Ihnen diese drei Dinge ab — mehr nicht, aber das zuverlässig.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nach derzeitigem Stand nicht. Empfangen können müssen Sie sie seit dem 1. Januar 2025 — dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater; die Fristen wurden mehrfach geändert.
Was passiert, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wurde?
Korrigieren Sie es, sobald Sie es merken: Die zweite Rechnung stornieren und neu stellen. Unangenehm wird es erst, wenn es bei einer Prüfung auffällt und mehrfach vorkommt — dann steht die Ordnungsmäßigkeit der ganzen Aufzeichnungen infrage.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, seit der Verkürzung 2025. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Gründerpaket
Gewerbe angemeldet, erster Auftrag steht an: Rechnung, Domain und E-Mail sollen einfach da sein.
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Diese Seite ist nach bestem Wissen geschrieben und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 09/2026.